Checklist data room Fusac : avez-vous pensé à tout ?

Vous souhaitez conclure votre deal M&A rapidement ? Afin de rendre votre data room accessible à un potentiel acquéreur en un rien de temps, voici nos conseils.

Une data room est l’outil idéal pour échanger des données sensibles en toute sécurité. Les raisons qui nécessitent l’ouverture d’une data room peuvent être variés : cession, fusac, due deal, partage interne de fonds documentaire, etc. L’ouverture d’une data room est même indispensable lorsqu’on cherche à réaliser une due diligence de M&A (fusion acquisition). Ainsi, une société peut stocker des documents financiers, juridiques et commerciaux afin que les acheteurs ou investisseurs potentiels puissent les consulter après accord. La location d’une data room auprès d’un expert en SaaS vous assurera sécurité et disponibilité constante de vos données à caractère confidentiel. Et de votre côté, avez-vous pensé à tout ? Faisons le point ensemble.

1 : Rassembler les document

Ce n’est pas toujours évident de récupérer tous les documents nécessaires au deal. En M&A, il est parfois nécessaire de mettre à disposition des extraits de registres ou autres documents originaux qui se collectent auprès des autorités. Nous vous conseillons d’engager vos demandes le plus tôt possible car le processus peut s’avérer plus long que ce que vous pensiez. Néanmoins, vous aurez tout le temps d’importer de nouveaux documents une fois la data room ouverte.

2 : Evaluer la quantité de données

Il est difficile pour un gestionnaire d’évaluer la quantité de documents à stocker au début d’une opération de due deal. Les documents sont bien souvent stockés dans des entités différentes et on se rend compte en cours de route qu’on a oublié d’intégrer telle ou telle donnée. Mais pourquoi avons-nous barré ce titre alors ? Avec DiliTrust Data Room, vous ne serez jamais facturé à la quantité stockée. Contrairement à nos concurrents, nous pratiquons le « tout illimité ». Ne vous souciez donc pas d’un possible dépassement du budget à cause du volume de vos dossiers.

3 : Structurer votre fonds documentaire

Qu’est-ce que cela fait du bien de retrouver des documents correctement classés, n’est-ce pas ? Prenez donc le temps de créer une arborescence logique pour organiser vos dossiers. Vous pourrez ensuite l’importer dans votre data room en toute facilité. Si besoin est, le gestionnaire de la data room peut modifier l’arborescence en toute autonomie.

4 : Créer des équipes d’utilisateurs

Il s’agit là d’un des points les plus fondamentaux dans la création d’une data room : la gestion des équipes. Prenez le temps de lister tous les intervenants qui bénéficieront d’accès à votre fonds documentaire. En classant ces intervenants par équipes, vous rendrez la gestion des accès d’autant plus facile. Vous pouvez ainsi distinguer votre équipe en interne des acquéreurs potentiels par exemple. Vous avez plusieurs acquéreurs sur le coup ? Créer des équipes sera alors d’autant plus utile. Une fois votre liste complétée (sur un document Excel par exemple), il ne vous reste plus qu’à l’importer en un clic et le tour est joué !

5 : Paramétrer les droits d’accès des utilisateurs

Un deal M&A comporte plusieurs phases et plusieurs intervenants avec des spécialités différentes allant du corporate au fiscal en passant par le social et la marque. Il est donc nécessaire d’accorder une haute importance à la gestion des droits d’accès. En fonction du domaine d’intervention des différentes parties prenantes, il est donc possible d’autoriser ou non la visibilité sur certains documents. Par ailleurs, les dates d’accès sont tout à fait paramétrables. Ainsi, en fonction de l’avancement du projet, il sera possible de permettre l’accès à des utilisateurs ponctuels pour une durée donnée.

6 : Démarrer dès que possible avec DiliTrust Data Room

Chez DiliTrust Data Room, nous avons à cœur de faire vivre vos projets sans attendre. Certaines opérations présentent un caractère urgent. C’est pourquoi nous assurons une ouverture de la data room entre 24 et 48h. Afin de faciliter vos opérations de due diligence, nous avons développé une solution intuitive sur laquelle chaque fonctionnalité a été pensée pour être réalisée avec le moins de clics possibles. Vous pouvez donc gérer votre fonds documentaire en toute autonomie. Si besoin, un consultant référent s’assure de la réussite de vos opérations. Plus qu’un simple accompagnement technique, notre équipe support vous apportera conseils et bonnes pratiques.

7 : Choisir un nom de code original

Saviez-vous que chaque data room avait un nom de code ? Et oui, cela contribue préserver l’aspect confidentiel de l’opération. Les acteurs intéressés sont donc supposés se référer uniquement au nom de code dans toutes leurs communications concernant l’opération. Le choix d’un nom de code pour une nouvelle opération de fusion acquisition est un rite de passage qui est généralement laissé au membre le plus ancien de l’équipe bancaire ou juridique. Oiseaux, couleurs, pierres précieuses, villes…le choix est vaste. Et vous, avez-vous déjà réfléchi à un nom de code pour votre opération ?