Fonds documentaires : pourquoi faut-il externaliser l’archivage numérique ?

A l’heure du numérique, il est aujourd’hui d’autant plus facile de retrouver rapidement les documents et données dont on a besoin au sein d’une société. Encore faut-il que ces données soient bien classées, sécurisées, et accessibles à qui de droit.

LE FONDS DOCUMENTAIRE : UN POUVOIR INFORMATIONNEL PRÉCIEUX POUR L’ENTREPRISE

Ouvrages, archives, brochures, photographies, vidéos… : les ressources qui constituent le fonds documentaire peuvent être de toutes natures. Elles peuvent être conservées de manière physique ou numérique, nous nous intéresserons ici à l’archivage digital puisque le numérique est devenu le socle de la gouvernance de l’information.

Ces ressources traitées et archivées donnent alors un pouvoir informationnel et administratif de qualité aux membres de l’entreprise qui y auront accès. Aussi, la gestion de ce fonds documentaire permet d’actualiser les documents de l’entreprise tout au long de son activité. Des archives bien classées permettront ainsi à un détenteur de retrouver facilement et rapidement les informations nécessaires. Le fait d’accéder à la bonne information, au bon moment, est un besoin vital pour toute entreprise souhaitant rester compétitive. En effet, il faut pouvoir répondre rapidement aux sollicitations, que ce soit de la part des clients, des partenaires, mais aussi des organismes d’audit et de contrôle. A ce gain de productivité du personnel s’ajoute une facilité de transmission et de circulation de l’information au sein de l’organisme.

Néanmoins, quelques facteurs restent à prendre en compte pour assurer la sécurité de son fonds documentaire dans les règles.

STOCKER SON FONDS DOCUMENTAIRE EN INTERNE : UNE BONNE IDÉE ?

La gestion d’un fonds documentaire nécessite un espace de stockage important. Plus qu’une question de volume, il y a là aussi un aspect réglementaire à prendre en compte quant à la sécurité des données sensibles de l’entreprise. Bien souvent, les documents sont stockés sur le poste de travail des collaborateurs et sont partagés par email ou par un système de transfert gratuit et non sécurisé. Autant dire que la porte est grande ouverte aux risques de cyberattaques ! Outre la menace externe, ne négligeons pas non plus la maladresse possible de certains collaborateurs. Une mauvaise manipulation peut vite arriver. Qui n’a jamais déplacé ou supprimé par inadvertance un dossier enregistré sur un réseau commun à son équipe ?

Interrogeons-nous alors : de quel niveau de sécurité peut-on avoir besoin ? Quel est le degré de sensibilité des documents ? Mon réseau personnel est-il bien protégé des hackeurs ? Qui dans la société, et en dehors de la société, doit et peut y avoir accès ? Répondre à ces premières questions évidentes permettra d’engager une réflexion sur le respect des normes réglementaires et sur les outils à ne surtout pas utiliser (article : les box et drives ne sont pas vos amis).

Saviez-vous que c’est d’ailleurs parfois plus coûteux d’héberger ces ressources sur le réseau interne d’une entreprise plutôt que d’externaliser l’archivage sur un espace de stockage prévu à cet effet et assurément sécurisé ? Selon une étude de Gandys et Ludsen, une PME de 20 salariés, avec un coût horaire moyen de 16€, aurait une perte annuelle de 17 600 €. En effet, ce sont 40 à 60 minutes de travail perdu par jour dans la recherche de documents. Et bien souvent, il n’y a pas de surprise : un document qu’on ne retrouve pas est un document qui a été supprimé. Alors imaginez quelles seraient les pertes monétaires pour une société de plus de 5 000 employés ?

En choisissant un hébergement externe adapté à vos besoins, la gestion des droits d’accès peut se faire aussi bien au niveau des dossiers que des documents. Ils sont d’ailleurs paramétrables par équipes et par utilisateurs.

A PROPOS DE DILITRUST DATA ROOM

Avec DiliTrust Data Room, vous avez la possibilité de construire vos bases documentaires instantanément quel que soit la nature ou le nombre de vos documents. Transfert de fichiers lourds, partage d’informations, travail collaboratif, envoi sécurisé… DiliTrust Data Room sécurise, accélère et simplifie le partage et la diffusion d’informations sensibles ou confidentielles.

En utilisant cet outil, c’est aussi la certitude de pouvoir répondre aux exigences légales et réglementaires concernant la conservation des documents d’entreprise et leur éventuelle présentation. Nous parlions tout à l’heure de sécurité, sachez que DiliTrust Data Room en a fait sa priorité N°1. Hébergement ISO 27001 et hors CLOUD Act, audits de sécurité fréquents, authentification forte, détections d’intrusions ou d’attaques diverses… Avec DiliTrust Data Room, votre fonds documentaire est en sécurité ! Par ailleurs, une équipe interne dédiée et disponible 24/7 se tient à votre disposition pour tout accompagnement dans votre projet.