7 bonnes résolutions pour sécuriser les données sensibles de mon entreprise en 2020

Il devient essentiel de sécuriser les données sensibles dans chaque entreprise publique ou privée. Depuis plusieurs années déjà, DiliTrust Data Room développe des solutions digitales complètes pour accéder à cet objectif.

L’avènement du web, la mondialisation et les enjeux socio-économiques connectés à la souveraineté numérique constituent plus que jamais des défis majeurs pour les pouvoirs publics et les entreprises. En France, mais également dans le reste de l’Europe. Dans ce contexte, il devient essentiel de sécuriser les données sensibles collectées, stockées et échangées par chaque entité. Depuis plusieurs années déjà, DiliTrust Data Room développe des solutions personnalisables pour accéder à cet objectif.

En parallèle, ces solutions permettent d’initier de nouvelles approches de collaboration digitalisées. Car au-delà de ses fonctions premières dédiées à la préservation et à la conservation de volumes de données toujours plus conséquents, une data room se doit à l’heure actuelle de répondre également à d’autres problématiques chères à l’entreprise. À l’instar de sa performance commerciale, de sa rentabilité financière et de l’impact de ses activités sur la société et l’environnement. Découvrez les sept bonnes résolutions à prendre en 2020 afin que votre propre structure puisse, à son tour, profiter de ces changements.

1. Je vise les plus hauts standards de sécurité

Sécuriser les données sensibles d’une entreprise suppose la mise en place d’une solution intégrant conjointement une infrastructure physique certifiée et une application garantissant le plus haut niveau de protection, tant côté serveur que côté client. Objectif : prévenir toute cyberattaque et préserver la confidentialité et l’intégrité de toutes les données.

DiliTrust Data Room dispose d’un hébergement certifié ISO 27001. Plusieurs audits internes, mais également des tests d’intrusion ainsi qu’un à deux audits externes complets de sécurité, sont menés chaque année. En outre, les données de mon entreprise sont chiffrées. Elles ne sont pas partagées sur le Cloud et échappent au Cloud Act américain.

2. Je gagne en efficacité pour la création d’une forte valeur ajoutée

L’époque des documents sur lesquels il est impossible de remettre la main à quelques minutes du début de ma réunion hebdomadaire ou d’un nouveau conseil d’administration est révolue. Avec DiliTrust Data Room, j’expérimente une perspective inédite du travail collaboratif.

À cette fin, j’utilise un fonds documentaire unique qui permet à l’ensemble de mes collaborateurs d’accéder en permanence à toutes les informations dont ils ont besoin et pour lesquelles ils sont habilités. Celles-ci sont mises à jour en temps réel.

3. J’organise mes documents selon une arborescence claire

Avec DiliTrust Data Room, j’opte pour un volume de stockage illimité pour les données collectées et partagées par mon entreprise. Je dispose d’une interface digitale entièrement repensée et personnalisable en fonction des singularités de ma structure.

Ergonomie, esthétisme : en fonction de la typologie des dossiers, chaque partie prenante trouve instinctivement les documents, les statistiques et les analyses. Et ce, grâce à une arborescence épurée qui facilite la hiérarchisation de l’information.

4. J’optimise le temps de mes collaborateurs, de mes clients et de mes investisseurs

Sécuriser les données sensibles passe aussi par l’instauration d’un référentiel unique. Autrement dit, un portail utilisé par l’ensemble de mes collaborateurs pour limiter les échanges de courriels et réduire les risques de cybercriminalité. Par exemple, par l’ouverture d’un courriel infecté.

Qui plus est, l’usage de ce portail renforce la collaboration en interne, mais aussi entre toutes les filiales de mon entreprise. Annotations, mémos, alertes, questions/réponses et nouvelles documentations : l’ensemble de ces actions en ligne font gagner du temps à mes équipes. Dès lors, elles peuvent se recentrer sur leurs missions et gagner en productivité.

5. Je fais des économies et je capitalise

Sécuriser les données sensibles permet également de faire des économies non-négligeables à plusieurs postes de mon entreprise. D’une part, je réduis les coûts d’impression par la dématérialisation d’une multitude de dossiers et de documents. Ainsi que ceux relatifs aux envois postaux et/ou par coursier.

D’autre part, je capitalise doublement pour l’avenir. Car je sais que le préjudice moyen subi par 10% des entreprises victimes d’au moins une cyberattaque en 2017 dépassait les 100 000 euros. De plus, je sais que le RGPD prévoit une sanction égale à 4% du chiffre d’affaires annuel de mon entreprise si celle-ci ne met pas tout en œuvre pour protéger les données personnelles qu’elle collecte, conserve et partage.

6. J’initie un développement durable et vertueux pour mon entreprise

Je digitalise mon fonds documentaire pour participer au développement durable. Dans ce sens, j’élimine progressivement le papier. Objectif : zéro papier. Ainsi, j’encourage les bonnes pratiques de gouvernance dans mon entreprise.

En réalité, j’adopte une démarche intégrant pleinement la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE). Concrètement, pour 720 000 pages imprimées chaque année en moyenne pour mettre à jour le fonds documentaire d’une société, ce sont 100 arbres que ma démarche éco-responsable permet d’épargner.

7. Je bénéficie d’un contrôle total et d’une visibilité permanente sur tous les accès

DiliTrust Data Room me permet de gérer les droits d’accès pour chaque document et pour chaque dossier. Et ce, en fonction de mes propres règles de confidentialité ou d’habilitation. Autrement dit, chaque document et chaque utilisateur peuvent bénéficier de droits différenciés en fonction de mes exigences.

Si je suis l’administrateur de la data room, j’ai la possibilité de visualiser, à tout moment et en temps réel, les différents rapports d’activité. Mais aussi l’historique des connexions des utilisateurs et des consultations des documents. Une fonction très utile, notamment lors de la perte d’un appareil.